Von Maximilian Schwinghammer & Sonja Zuckerstätter

Viele Unternehmen legen großen Wert auf ihre Kommunikation nach außen: Durch Marketing und PR halten sie ihre Partner, Kunden und andere Zielgruppen auf dem Laufenden. Auf der Strecke bleiben dabei all jene, die sich im Unternehmen befinden – denn die interne Kommunikation wird oft vernachlässigt.

Dabei bringt die optimierte interne Kommunikation viele Vorteile: vom Knowledge Sharing bis zur gesteigerten Produktivität. Wir stellen Ihnen die Benefits und wichtigsten Instrumente der internen Unternehmenskommunikation vor: immer mit Blick auf das Digitale und anhand eines konkreten Beispiels, erzählt vom anonymen sonicboom Experten.

Warum interne Kommunikation im Unternehmen wichtig ist

Die interne Kommunikation sorgt dafür, dass im Unternehmen vorhandenes Wissen allen zur Verfügung steht. Dabei lässt sich die interne Kommunikation in zwei Sparten unterteilen. Einerseits ist der Austausch unter den Mitarbeitenden wichtig. So können diese ihr Wissen teilen und produktiver sowie kollaborativer arbeiten. Hierfür braucht es die nötige Infrastruktur – gerade in der digitalen Kommunikation und beim hybriden Arbeiten.

Andererseits bezeichnet die interne Kommunikation auch den Informationsfluss, der top-down passiert: Die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten, ist eine wichtige Aufgabe in der Unternehmenskommunikation. Welche Ziele und Vorteile sich aus beiden Aspekten ergeben, erklären wir im Folgenden.

Ziele der internen Kommunikation

Die Ziele der internen Kommunikation können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Je nach Fokus braucht es eine maßgeschneiderte Strategie der internen Unternehmenskommunikation, um die individuellen Ziele zu erreichen. Die folgenden Zielsetzungen sind dabei häufig – und werden oft gleichzeitig verfolgt.

1. Wissen im Unternehmen teilen

Die Form der internen Kommunikation ist entscheidend für die Wissensteilung. Findet der Austausch unter den Mitarbeitenden etwa nur über E-Mails statt, so geht das Wissen schnell verloren. Und das nicht nur, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt. Die Informationen nachträglich in der Flut an E-Mails zu finden, ist oft ein langwieriges und mühsames Unterfangen. Entscheidend ist also, dass die interne Kommunikation im Unternehmen so aufgestellt ist, dass wichtiges Wissen für alle zugänglich ist, die es brauchen. Das ist eines der wichtigsten Ziele der internen Unternehmenskommunikation.

2. Produktivität der Mitarbeitenden steigern

Fehlende oder umständliche Informationsflüsse wirken sich auch auf die Produktivität der Mitarbeitenden aus: Wie viel Zeit geht jeden Tag verloren, indem E-Mails verschickt und beantwortet werden? Wie lange dauert es, bis wichtige Informationen und Dokumente für ein anstehendes Projekt zusammengetragen werden? Ein klares Ziel der internen Kommunikation lautet, die Produktivität durch effizientere Kommunikation zu steigern.

3. Community, Kollaboration und Kultur stärken

Nicht nur die Produktivität leidet unter dem fehlenden Austausch untereinander. Gerade in hybriden Teams wird auch die Zusammenarbeit erschwert, wenn die interne Kommunikation nicht funktioniert. Eine Optimierung der internen Kommunikationskanäle kann für eine Stärkung der Community und Kollaboration innerhalb des Unternehmens sorgen. Das wirkt sich bestenfalls auch auf die Unternehmenskultur aus. Ein wichtiges Ziel für Unternehmen, die langfristig erfolgreich bleiben wollen.

4. Die Employer Brand verbessern

Die Employer Brand, also die Arbeitgebermarke, wird immer wichtiger, um Talente zu gewinnen und zu halten. Wie bei der Consumer Brand ist auch für das Employer Branding die Kommunikation entscheidend – nur eben nach Innen gerichtet. Hier spielt besonders die top-down Kommunikation eine Rolle: Wie werden Neuigkeiten, Erfolge aber auch Herausforderungen von der Unternehmensleitung an die Mitarbeitenden kommuniziert? Ein Ziel der internen Kommunikation ist auch, die Employer Brand durch Content zu verbessern, der sich gezielt an die Mitarbeitenden richtet.

5. Das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken

Durch die interne Kommunikation kann das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen gestärkt werden. Auch das Vertrauensverhältnis zur Führungskraft profitiert häufig von der offenen internen Kommunikation.

6. Das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen

Diverse Studien belegen, dass die verstärkte interne Kommunikation zu positivem Mitarbeiter-Engagement führen kann. Sie erhöht also die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeitende bei der Unternehmensentwicklung sowie außerordentlichen Aufgaben und Veranstaltungen einbringen. Neben zusätzlicher Arbeit, die eigentlich nicht zum Aufgabenbereich der jeweiligen Person gehören, gilt das auch für das Beisammensein mit Kollegen außerhalb der Arbeitszeit: sei es beim After-Work-Drink oder anderen Events im Büro.

7. Besseres Krisenmanagement

Insbesondere in Krisenzeiten ist die interne Kommunikation entscheidend, um Sorgen und Ängste der Mitarbeitenden zu reduzieren. Dabei können Krisen in Unternehmen vom Verlust eines Großkunden und Umsatzeinbrüchen bis zur Inflation reichen. Die interne Kommunikation kann hier wiederum das Vertrauen und Sicherheitsempfinden der Mitarbeitenden stärken. Sie kann aber auch einer möglichen Ineffizienz entgegenwirken.

Trends und Instrumente der internen Kommunikation

Die Digitalisierung hat viele Arbeitsbereiche verändert – darunter fällt auch die interne Kommunikation. Der Tratsch am Kaffeeautomaten und der Aushang am schwarzen Brett reicht heute nicht mehr aus, um Informationen effektiv im Unternehmen zu verbreiten. Gerade in hybriden und ortsunabhängigen Teams braucht es eine effektive und zielgerichtete digitale Kommunikation. Diese Trends und digitalen Instrumente müssen in der internen Kommunikationsstrategie mitgedacht werden.

Von E-Mail-Kultur zu Chat-Kultur

Der wohl wichtigste Trend und Umschwung in der internen Kommunikation ist der Wandel von der E-Mail-Kultur zur Chat-Kultur. Was früher im engen Personenkreis über E-Mail und mit CC besprochen wurde, findet heute vermehrt in Chats statt, die für viele oder sogar alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Die Chat-Kultur hat im Vergleich zur klassischen E-Mail viele Vorteile, die Unternehmen nutzen sollten.

• Transparenter Informationsfluss für alle
• Leichtere Nachvollziehbarkeit – auch im Nachhinein
• Mehr Austausch, besonders in hybriden Teams
• Übersichtliches File-Sharing wichtiger Dokumente

Der Trend der Chat-Kultur ist besonders für den internen Austausch unter den Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Im Folgenden gehen wir noch näher auf jene interne Kommunikation ein, die top-down in Unternehmen stattfindet.

How-to: Interne Kommunikation top-down

Auch top-down muss sich die interne Kommunikation an neue Trends und Instrumente anpassen: Die digitale Kommunikation bringt auch hier neue Möglichkeiten und Herausforderungen mit sich. Umso wichtiger ist eine Strategie, wie Themen und Inhalte an die Mitarbeitenden kommuniziert werden. Die folgenden sechs Punkte geben einen groben Überblick zum How-to der internen Unternehmenskommunikation.

1. Ziele und Zielgruppen definieren

Jede Strategie braucht ein Ziel. Und jede Kommunikations-Strategie braucht zusätzlich eine Zielgruppe. Die häufigsten Ziele haben wir bereits beschrieben – von mehr Produktivität bis zur stärkeren Employer Brand und Unternehmenskultur. Diese Ziele sollten in der Strategie schriftlich und detailliert festgehalten werden. Nur so kann später überprüft werden, ob die Ziele erreicht wurden.

Die Zielgruppe ist auf den ersten Blick klar: die Mitarbeitenden. So einfach ist die Zielgruppen-Definition aber nicht. So kann es etwa auch im Unternehmen unterschiedliche Zielgruppen geben. Zum Beispiel können Außendienst-Mitarbeitende andere Interessen haben als jene, die im Innendienst tätig sind. Und das höhere Management wird vielleicht anders informiert als die unteren Ebenen. Hier gilt es, die Zielgruppen auch anhand ihrer Interessen zu definieren und entsprechend zu bespielen.

2. Kanäle festlegen

Als nächstes sollten die passenden Kanäle für die interne Kommunikation gewählt werden. Dass E-Mails hier kaum noch dazugehören, dürfte bereits klar sein. Inzwischen gibt es reichlich Tools, die zur internen Kommunikation in Unternehmen besser geeignet sind. Wichtig ist dabei die Chat-Funktion, um aus der Kommunikations-Einbahn einen Austausch zu machen. Das Engagement mit den Inhalten muss den Mitarbeitenden möglich sein. Auch das Filesharing sollte über die gewählten Kanäle einfach und übersichtlich möglich sein. Auf einen speziellen Kanal – Microsoft Teams – geht unser sonicboom Experte im Interview noch genauer ein.

Bei der Wahl der Tools ist besonders wichtig, dass die interne Kommunikation als Ganzes betrachtet wird: Die top-down-Kommunikation sollte hier genauso möglich sein, wie die Zusammenarbeit und der Austausch der Mitarbeitenden untereinander.

3. Content planen

Im nächsten Schritt geht es an die Content-Planung: Hier wird entschieden, welche Themen und Inhalte für die Mitarbeitenden aufbereitet werden. Die Kommunikation kann hier an das gesamte Unternehmen oder an einzelne Zielgruppen erfolgen. Content-Beispiele sind etwa News, Events und Termine, Job-Inserate, Erfolgsgeschichten, Knowledge-Sharing, (Firmen-)Jubiläen oder auch „Fuck ups“. Die Content-Formate können dabei nach ihrer Vergänglichkeit bewertet werden: von kurzweiligen Memes und GIFs bis zu dauerhaft relevanten Data-Reports. Ein Content-Plan hilft dabei, die richtige Balance aus verschiedenen Formaten zu erreichen.

4. Team aufstellen

Für die erfolgreiche interne Kommunikation braucht es auch ein Team an Personen, die sich darum bemühen. Wichtig ist eine strategische Leitung, die Ziele im Auge behält und als Schnittstelle zu externen Ansprechpersonen fungiert. Eine oder mehrere Personen müssen sich zudem der Content-Planung und Content-Kreation widmen. Der dritte Aufgabenbereich ist das Channel & Community Management, das die Moderation auf den gewählten Kanälen übernimmt. Zusätzlich zu diesem Team kann auch die Unterstützung von externen Berater*innen hilfreich sein, um die gezielte interne Kommunikation im Unternehmen zu etablieren.

5. Austausch und Feedback-Kultur etablieren

Das Community Management kann gezielt den Austausch unter den Mitarbeitenden fördern. Im Zuge dessen sollte auch eine Feedback-Kultur etabliert und gezielt gestärkt werden. Dies gelingt durch eine transparente Kommunikations-Kultur, in der Mitarbeitende gerne Feedback geben. Dafür sollte sich die Unternehmensleitung offen für Feedback zeigen und beweisen, dass es auf die eine oder andere Art und Weise aufgegriffen wird. Schließlich sind Mitarbeitende, die gehört werden, meist deutlich motivierter.

6. Erfolge messen

Wenn die interne Kommunikation ins Laufen gebracht wurde, bleibt die Frage nach deren Erfolg. Hier ist die Erfolgskontrolle entscheidend, um langfristig die gesetzten Ziele zu erreichen: durch monatliche Auswertungen der zielrelevanten Kennzahlen. Passende Kennzahlen können etwa die Reichweite oder das Engagement sein, wobei jeweils die erreichten Mitarbeitenden und deren Interaktionen mit dem Content gemessen werden. Anhand der Erfolgsmessung kann die Strategie laufend angepasst werden.

Interview: Interne Kommunikation am Beispiel eines echten Unternehmens

Wie viel kann die Optimierung der internen Kommunikation wirklich bewirken? Wie lassen sich die digitalen Instrumente zur Kommunikation an die Mitarbeitenden einsetzen? Das möchten wir abschließend anhand eines echten Unternehmens beleuchten. Im Interview mit unserem sonicboom Experten sprechen wir über ein anonymisiertes Beispiel der internen Kommunikation.

Die Ausgangslage: Digitale Silos statt unternehmensweiter Kommunikation

„Als Konzern hatte der Kunde vor allem mit digitalen Silos zu kämpfen. Es wurde viel über E-Mail und in kleineren Personenkreisen kommuniziert. Das bringt Herausforderungen im Arbeitsalltag aber auch besonders beim Austritt von Mitarbeitenden mit sich. Es fehlte also eine strukturierte interne Kommunikation im Unternehmen.“

Wo lagen die konkreten Herausforderungen dieser „E-Mail-Kultur“?

„Bei jedem Austritt eines Mitarbeitenden ging mindestens ein Zehntel seines oder ihres Wissens verloren. Sei es bei Pensionsantritt oder einer Kündigung: Es fehlte einfach der Zugriff auf den E-Mail-Verkehr und die dort gespeicherten Infos. Genau das sind die digitalen Silos, von denen wir sprechen.“

„Die E-Mail-Kultur wirkt sich aber auch auf die Produktivität aus. Einfach, weil viel Zeit verloren geht, wenn Informationen aus E-Mails gefiltert werden müssen.“

Das Ziel: Eine moderne Arbeitskultur durch interne Kommunikation

„Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir eine Strategie erarbeitet, die eine moderne und digitale Kommunikation innerhalb des Unternehmens ermöglicht. Wichtig war die Kommunikation in Echtzeit sowie die digitale Zusammenarbeit im Team. So sollten etwa auch Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden können – ohne dabei physisch am selben Ort zu sein.“

Und wie sah es mit der top-down Kommunikation aus?

„Ein großer Teil der Strategie war auch die Kommunikation relevanter Inhalte an die Mitarbeitenden. Wir haben hierfür einen Content-Plan erstellt und Themen-Bereiche definiert. Im Mittelpunkt stand dabei, mit welchen Themen das Unternehmen als Arbeitgeber assoziiert werden wollte. Anschließend wurde ein Team aufgestellt, dass für die interne Kommunikation zuständig ist. Auch die Kanäle haben wir gemeinsam mit unserem Kunden aufgesetzt.“

Die Umsetzung: Das passende Tool ist entscheidend

„Damit die interne Kommunikation ihre Zielgruppe erreicht, braucht es die passenden Kanäle. In diesem Projekt fiel die Wahl auf eine Kombination aus Microsoft-Tools, die gemeinsam alle wichtigen Anforderungen erfüllen. So wurde etwa Microsoft Teams als Tool für Chats und Gruppenchats gewählt. Die top-down Kommunikation konzentriert sich vor allem auf Microsoft Viva Engage.“

Was sind die Vorteile eines solchen Tools?

„In Viva Engage können Communities und Kanäle erstellt werden, denen Mitarbeitende beitreten können. Dabei kann es sich um reine Informations-Kanäle handeln, wie etwa den Hauptkanal des Konzerns. Es können aber auch regionale oder spezielle Themen-Kanäle erstellt werden, um den Austausch im Unternehmen zu fördern. Für diese Communities kann wiederum passender Content erstellt werden. Das ermöglicht eine gezielte Kommunikation innerhalb des Unternehmens.“

Das Ergebnis: Mehr Zeit, mehr Austausch und weniger Wissensverlust

„Die Strategie zur internen Kommunikation hat schnell die ersten Ergebnisse gebracht. Besonders der effiziente und effektive Austausch über Chats. So haben die Mitarbeitenden des Unternehmens im Schnitt 15% mehr Zeit pro Tag, um produktiv zu arbeiten. Auch das Document Sharing ist über Teams viel effektiver. So geht nicht nur weniger Zeit, sondern auch weniger Wissen verloren, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.“

 

Sie wollen über interne Kommunikation sprechen? Nehmen Sie Kontakt mit sonicboom auf, um Ihre Unternehmenskommunikation zu optimieren.